Отказное письмо: что это за документ и когда его можно использовать
Отказное письмо означает пояснение компании: на этот товар обязательный сертификат или декларация не нужны. Закон такой документ не предусматривает, его составляют по просьбе площадки или покупателя. Работает письмо, только если товара действительно нет ни в регламентах, ни в перечнях.
Что такое отказное письмо
Это письмо, в котором изготовитель или продавец объясняет, почему на товар нет сертификата или декларации о соответствии: продукция не входит в перечни обязательного подтверждения. Иногда такое письмо по просьбе компании готовит организация, которая работает в сфере сертификации.
Государство письмо не выдаёт и не проверяет. В государственные реестры оно не вносится. По сути это позиция компании, и отвечает за неё сама компания.
Зачем его просят
- Маркетплейсы: в категориях, где часть товаров требует документа, площадка хочет понять, почему у вашей позиции документа нет.
- Таможня: при ввозе может понадобиться подтвердить, что товар не входит в перечни.
- Покупатели и торговые сети: просят письмо для своей проверки поставщика.
Когда письмо законно, а когда нет
| Ситуация | Что будет |
|---|---|
| Товара нет ни в регламентах ЕАЭС, ни в ПП № 2425 | Письмо объясняет положение честно, его обычно принимают |
| Код есть в перечне с пометкой «из», а товар в строке не назван | Письмо уместно, но в нём надо сослаться на формулировку строки |
| Товар назван в регламенте или перечне | Письмо не поможет: нужен сертификат или декларация |
Третья строка таблицы встречается чаще, чем кажется. Письмо вместо обязательного документа не спасает от проверки, а при продаже без документа ответственность несёт продавец.
Как проверить, нужен ли сертификат на самом деле
- Узнайте код ТН ВЭД товара.
- Проверьте технические регламенты ЕАЭС, которые могут касаться товара.
- Проверьте оба перечня ПП РФ № 2425: сертификацию и декларирование.
- Если перед кодом стоит «из», сверьте название своего товара со строкой.
Шаги 3 и 4 быстрее сделать сразу по коду: на странице позиции ТН ВЭД показано требование и формулировка перечня. Про сам документ подробнее в определении отказного письма.
Чем рискует продавец
Если позже выяснится, что товар требовал документа, письмо ничего не исправит. Площадка снимет карточку, а продажу без документа оценят по КоАП РФ. Ответственность за содержание письма лежит на том, кто его подписал.
Что площадки и покупатели смотрят в письме
- Совпадает ли код ТН ВЭД в письме с кодом в карточке товара или в документах на поставку.
- Совпадает ли компания, подписавшая письмо, с продавцом или поставщиком.
- Названы ли нормы, по которым сделан вывод, и действуют ли они сейчас.
- Есть ли в письме все модели, а не одна из нескольких.
Письмо без кода и без ссылок на нормы похоже на отписку. Его либо возвращают, либо просят переделать, и карточка всё это время не продаётся.
Кто подписывает письмо
Подписывает руководитель компании или уполномоченный сотрудник. Если письмо готовила сторонняя организация, ответственность за товар всё равно остаётся на продавце: письмо этой ответственности не переносит.
Прежде чем писать отказное письмо, проверьте код товара: на странице позиции видно, есть ли он в перечнях и что сказано в строке дословно.
Проверить код товараДальше: как понять, что товар не подлежит сертификации и что пишут в отказном письме.